LE PARADOXE
Il y a un fossé abyssal entre les usages personnels et professionnels. D’un côté je peux, depuis un simple smartphone, trouver n’importe quelle information en quelques secondes grâce à Internet. De l’autre la quête d’un document sur le système d’information de ma structure peut s’avérer digne d’une Odyssée Homérienne. Selon l’Association Information et Management (AIM) un employé passe en moyenne 7h30 par semaine (!) à chercher une information, papier ou numérique, sans forcément la trouver.
Comment en est-on arrivé à un tel écart d’usage ?
LA RÉPONSE TIENT EN 4 MOTS
Les moteurs de recherche. Toujours plus rapides et bénéficiant de l’appui de l’intelligence artificielle, ils sont devenus les compagnons incontournables de chacun pour naviguer sur Internet.
Avec WORKPLACE 365, nous avons choisi d’adjoindre l’aide précieuse d’un moteur de recherche basé sur l’IA. En effet, il n’est plus possible de capitaliser sur un système de classement dont les règles sont difficiles à partager et à faire respecter. Plus possible non plus de qualifier un document avec un titre unique qui parlera à tout le monde. D’autant plus lorsqu’on qu’une entreprise produit 60% de plus de fichiers numériques chaque année en moyenne. Je soumets au moteur de recherche intégré ce que je cherche via quelques mots clés. Il va me le trouver, comme Google mon information, que ce soit un document, un mail, un dossier, un espace complet, une personne sur l’ensemble des contenus disponibles sur ma Workplace.
VRAIMENT TOUT ?
Pour que les résultats soient encore plus efficaces, nous sommes même allés encore plus loin : nous allons reconnaître les mots contenus dans vos documents scannés ! Ainsi, je cherche ce que je veux sans me soucier de son emplacement ou du nom du document qui le contient. Une facture ? je tape son numéro ou son montant. Un courrier ? le nom du correspondant et l’objet, etc … J’aurai immédiatement tous les documents qui contiennent ces mots clés affichés à l’écran !
Ainsi, grâce à WORKPLACE 365 le patrimoine informationnel de ma société est à ma disposition, en quelques secondes, H24, depuis n’importe où et n’importe quel appareil.